15 марта 2017

Про GTD

Этот пост я порывался написать давно, и так или иначе меня просили его написать(«слушай, интересно, напиши, почитаем») разные люди, долгое время. Крайним в очереди оказался Барух Садогурский.

Преамбула

Каждый успешный специалист, осознанно или нет, в некий момент своей жизни учится управлять своим временем.
Почему я говорю «успешный» ?  Мне и самому странно писать это слово в этом бложике, но тем не менее это так - существует очень много талантливых и одаренных распиздяев, которые не могут собрать себя или предмет своего труда в кучу и организовать поставку чего-то тому, кого можно фигурально назвать «заказчиком».
Таким образом, успешными становятся не всегда одаренные, но очень часто организованные.
Вернемся - каждый специалист учится управлять своим временем - явно или не явно.
У каждого эта система вырабатывается по-своему и выглядит по-своему - кому-то хватает липких бумажек, кому-то ежедневника, кто-то делает заметки в календаре (бумажном или электронном).
Но в общем на каком-то этапе у всех специалистов эта система есть.

Почему она есть ?
Потому что «дефицит приносит ясность» как говорилось в одной книге про Гугл, а люди думают что у них дефицит времени, а у специалистов это думание про дефицит времени развито особо сильно.
Время хорошего специалиста (это я про любого специалиста, не только про IT) стоит дорого, всегда и везде.
Это знает его работодатель (если таковой у него есть), это знает сам специалист, это знают его клиенты.
Поэтому работодатель стремится загрузить специалиста по полной (resource-utilization trap в химически-чистом виде) ,  специалист старается сделать как можно больше работы (особенно, если он работает на себя), ну а клиент- тут и так понятно, пытается отжать либо как больше времени спеца за свои деньги, либо как можно больше пользы для себя.

И в какой-то момент времени, специалист понимает что его текущая система управления временем является ограничением для его дальнейшего роста (финансового, профессионального... - нужное подчеркнуть). И решается пойти искать себе новую систему управления временем.
Идет в интернеты и видит там …

Тайм-менеджмент.

Видит он там именно эту самую фразу, сопрягаемую с кучей книг, тренингов, методик.
Книги, тренинги и методики довольно разные, и у каждой есть какой-то круг приверженцев/адептов/последователей, которым она подходит.
Иногда там еще есть такое словосочетание «личная эффективность», но такую тему шевелить мне противно, даже палочкой и издалека.
А вот чего нет и вот что самое главное, что я хочу донести.
Никакого тайм-менеджмента или управления временем нет.
Просто, блядь, нет.
Выдохните, успокойтесь и можете читать дальше.
Управлять временем нельзя - вы не можете его замедлить, остановить, ускорить, отмотать назад, взять в банке в кредит или положить под процент.
В ваших сутках 24 часа, каким бы вы специалистом не были, равно как и в сутках  папуаса с Новой Гвинеи тоже 24 часа, но по что ему, папуасу, об этом знать ?

Вы не можете управлять временем, но вы можете управлять тем на что вы это (свое) время тратите.
Звучит намного более проигрышно с маркетингово-рекламной стороны в отличии от тайм-менеджмента и управления временем, да ? Зато правдоподобно, не так ли ?


Собственно говоря, все книжки,тренинги и методики пытаются научить именно этому.
Как известно, на вкус и цвет все фломастеры разные, поэтому далее я буду говорить только о тех фломастерах, что пробовал сам.

Система v 0.1

Я был студентом и начал работать.
Но учится я хотел продолжать бесплатно, а для этого учится надо было хорошо.
Осложнялось все тем что работа находилась ровно на противоположном конце Москвы от ВУЗа.
Когда-то тогда, на третьем курсе и родилась моя первая, естественная система управления задачами.
Состояла она из одного Excel-файла с табличкой типа:
Предмет, Задача, Срок, Приоритет, Доп. инфа, Выполнено

Табличка создавалась раз в семестр, по окончании семестра и сдачи сессии, напиваясь, я ритуально ее удалял.
С такими табличками я закончил институт, сдавая по меньшей мере половину экзаменов автоматом и работая не менее 20 часов в неделю.
Это работало. Через год (это я сейчас уже осознаю)  у меня произошел первый срыв этой системы , продлился он недели 2, и вот тогда я понял что эта система вывозила меня целый год.
Собрал себя, загнал в эту систему обратно и закончил ВУЗ.

С окончанием ВУЗа вся нагрузка перешла в исключительно рабочую плоскость и эта система себя изжила.
Это нормально, я считаю: нет проблемы которую решала система - нет и самой системы.

Система v 1.0

Еще пока я учился и работал в Auriga, я познакомился с Максимом Дорофеевым, который поведал мне о книге Дэвида Аллена Getting Things Done.
Точнее так, я про нее слышал и до этого, но речи Максима в курилке Auriga стали той каплей, которой не хватало до критической массы, чтобы реакция пошла.

В тот год я прочитал две книги - «7 навыков высокоэффектиных людей» Стивена Кови и «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена.
Я могу смело и честно сказать, что эти книги меня изменили, но не берусь оценить какая больше.Я рассматриваю их как систему: Кови рассказывает верхнеуровневую философию, а Аллен - показывает тебе конкретные приемы только для одного из разделов этой философии.

Итог - в 2010 году я «ударился» об GTD.
У меня в памяти остались несколько воспоминаний  о том периоде.
Одно из самых ярких - когда ты осваиваешь привычку вытеснять из головы во Входящие любые задачи.
В какой-то момент я поймал себя на том что даже 2-минутные задачи вытесняю туда - уж так мне нравилось понимать и документально фиксировать то, что я что-то не продолбал.
Потом этот перегиб прошел.
Второе самое значимое что появляется - это свободная голова.
Мало кто из вас скорее всего ей обладает, а если это и бывает - то скорее всего случайно.
Восхищает не само состояние свободной головы, а то что оно искусственное и управляемо тобой.

В качестве инструмента для своей тогдашней системы я выбрал Outlook.
Да-да, это офигенный почтовый клиент.
Задачи у меня были в виде писем которые я слал сам себе, и далее рассортировывал из входящих  на папки Действия, Документы, Контроль и МодетБыть/КогдаНибудь.
Что очень круто в Outlook - это офигенная интеграция с календарем и (даже!) заметками OneNote.


Система v 1.X

Система управления задачами которую вы припаяли к своей голове - нестатична.
Более того - она не вечна.
Эта система имеет свойство деградировать и разрушаться (срывы, про которые я писал выше).
Происходит это, на мой взгляд, по ряду причин:
1. Не все изначально освоенные методики и приемы вам подходят - понять это можно только применив их.
2. Окружающая среда и то чем вы в ней занимаетесь меняется. И система должна меняться вместе с Вами. Если вы чувствуете что ваша система разрушается  - это не всегда только потому что вы распиздяй.
3. Ваше желание успевать больше на самом деле не ваше - точнее то что вы хотите успевать вам на самом деле не надо.
4. Вы - распиздяй, но такое бывает крайне редко, не обольщайтесь.

В общем ваша система будет регулярно ломаться, вы ее будете чинить и переделывать.
И это нормально.
В свою систему v 1.0  я вносил очень много всяких улучшений, часть из них отмерла, часть из них стабильно живет со мной по сей день.
Например, управление чем-то что чуть больше чем один проект по Аллену я вынес в MindMap-ы (Xmind, Freemind).
Даже у моей текущей системы ( равно как и у всех предыдущих) есть один вроженный недостаток который обуславливается мною - я не люблю работать с календарем, потому что не люблю быть загнанным в сроки.


Система v 2.0

Переход на систему версии 2.0  у меня состоялся когда я понял, что почтовый ящик не является более источником моих задач, а прилетают они из любых других мест, но не из него.

Точнее даже вот как  - понять я это понял сильно раньше, чем у меня в руках появился нормальный инструмент для того чтобы сделать другую систему.
Сейчас я использую MaxDone (бывший Micromiles), пробовал Remember The Milk и другие инструменты, но не прижились.
Для управления проектами и неструктурированной информацией я продолжаю пользоваться XMind, но в нагрузку к нему у меня появился Evernote за деньги.

Что изменилось в моей системе 2.0 :
1. Я научился пользоваться контекстами выполнения задач и планировать на контекст - работая  в компании, которая размазана на три локации  это, наверное, не удивительно.
2. В ней почти нет календаря - точнее есть , но календарь живет отдельной жизнью.

Система 2.X - GTF

По аналогии с Getting Things Done у меня возникла аббревиатура GTF (Getting Things/Them Fuck) - это когда твоя система управления задачами заточена на то, чтобы другие люди выполняли задачи, которые являются строительными блоками твоих проектов. Да, вы все правильно поняли - это для менеджеров и про менеджеров.

Вот уже почти два года я менеджерствую - то есть управляю людьми и процессами, и код практически сам не пишу - только по большим праздникам и выходным.
Это отразилось на системе.
В моей системе появилось много регулярных задач - еженедельных, ежемесячных, ежеквартальных - повторяющихся.
В моей системе 1.0  было очень мало задач в папке Контроль - теперь у меня нет папки Контроль, но есть куча задач проконтролировать что-то.
Работа с контекстами расширилась и углубилась - ты набрасываешь себе задач на работу в конкретной локации и оценивая список задач (попутно умножая его на 2 - потому что на месте вылезет еще что-то)  можешь прикинуть на сколько дней тебе нужно ехать.
Сказать, что инструментально GTF чем-то отличается от GTD - нельзя.
Ты просто в ту же систему суешь несколько другие вещи.
Ты суешь контрольные точки  и дэдлайны по проектам, ты суешь в цели различные степени зрелости(этапы) продукта.
Это не какая-то новая оформленная система, это мутация старой.
Система помогает выполнять задачи из проектов, но проекты управляются этой системой только частично. Часть информации находится во внешних системах - Jira, Wiki, XMind прочее.

Что дает GTD

GTD дает вам чистую голову - у вас не жужжит в голове рой мыслей на тему всякого говна.
GTD дает вам понимание того что вы успеваете и что не успеваете.  GTD дает вам бюжет - вы понимаете с какими последствиями вы можете чем пожертвовать и чем позаниматься.
GTD заставляет вас не помнить.
Это можно расценивать как и отрицательное последствие - вы реально не помните всякий шмурдяк - оплата счетов, регулярные митинги - это не в голове.
И как только ты не видишь свою систему - ты ничего не помнишь.  И это иногда плохо.

Самое главное

Восприятие(внимание) управляет реальностью, как говорилось в одном фильме который я не люблю, но это так.
Через то, что ты реально делаешь и доводишь до конца, ты, в первую очередь, меняешь свою жизнь и жизнь вокруг себя.
Это про все - про отсутствующее в холодильнике молоко, перегоревшую и не замененную до сих пор лампочку, про стоматолога и невылеченные зубы. Про проект который ты давно хочешь сделать, но все нет времени.

Ну а тем кто дочитал этот первый в истории уютненького лонгрид - ачивка - вы молодцы!